Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

1. Phạm vi và vai trò xử lý dữ liệu

“ClinicViet” là tên nền tảng phần mềm được đề cập trong chính sách này. “Khách hàng” là phòng khám, nhà thuốc hoặc tổ chức ký kết sử dụng ClinicViet.

Với dữ liệu tài khoản, yêu cầu tư vấn, thanh toán và vận hành website, ClinicViet quyết định mục đích và phương thức xử lý. Với hồ sơ bệnh nhân và dữ liệu do Khách hàng nhập vào nền tảng, Khách hàng là bên quyết định mục đích xử lý; ClinicViet chỉ xử lý theo chỉ dẫn hợp pháp của Khách hàng và Thỏa thuận xử lý dữ liệu.

2. Dữ liệu được xử lý

• Thông tin liên hệ và tài khoản: họ tên, số điện thoại, email, đơn vị công tác, chức danh và thông tin đăng nhập.
• Thông tin giao dịch: gói dịch vụ, hóa đơn, trạng thái thanh toán và lịch sử hỗ trợ.
• Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, thiết bị, trình duyệt, nhật ký đăng nhập, thao tác quản trị và thông tin cookie cần thiết.
• Dữ liệu do Khách hàng quản lý: thông tin bệnh nhân, lịch hẹn, hồ sơ khám chữa bệnh, đơn thuốc, hình ảnh chẩn đoán và dữ liệu nghiệp vụ khác. Nhóm này có thể là dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Khách hàng không được nhập dữ liệu vượt quá phạm vi cần thiết hoặc dữ liệu mà mình không có quyền xử lý.

3. Mục đích và căn cứ xử lý

ClinicViet chỉ xử lý dữ liệu cho các mục đích đã thông báo, bao gồm:

• Cung cấp, xác thực, duy trì và hỗ trợ dịch vụ;
• Thực hiện hợp đồng, thanh toán, kế toán và chăm sóc khách hàng;
• Bảo đảm an toàn hệ thống, phát hiện gian lận, điều tra sự cố và lưu nhật ký;
• Đáp ứng nghĩa vụ pháp luật hoặc yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền;
• Gửi thông tin tiếp thị khi có căn cứ hợp pháp; người nhận có thể từ chối bất cứ lúc nào.

Căn cứ xử lý có thể là sự đồng ý hợp lệ, việc thực hiện hợp đồng, nghĩa vụ pháp luật hoặc trường hợp khác được pháp luật cho phép. Khi cần sự đồng ý, chủ thể dữ liệu có quyền rút lại; việc rút lại không làm mất tính hợp pháp của hoạt động đã thực hiện trước đó.

4. Chia sẻ dữ liệu và bên xử lý phụ

ClinicViet có thể cung cấp dữ liệu trong phạm vi cần thiết cho nhà cung cấp hạ tầng lưu trữ, gửi tin, hỗ trợ, thanh toán, sao lưu hoặc bảo mật; cơ quan nhà nước có thẩm quyền; và bên nhận chuyển giao hợp pháp khi tái cấu trúc doanh nghiệp. Các nhà cung cấp phải chịu nghĩa vụ bảo mật và chỉ được xử lý theo mục đích đã giao.

Nếu dữ liệu được xử lý ngoài Việt Nam, ClinicViet và Khách hàng sẽ thực hiện các yêu cầu áp dụng đối với chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới trước khi chuyển.

5. Thời gian lưu trữ

Dữ liệu được lưu trong thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ, thực hiện hợp đồng và đáp ứng thời hạn lưu trữ bắt buộc. Khi chấm dứt dịch vụ, việc xuất, trả lại hoặc xóa dữ liệu của Khách hàng thực hiện theo Hợp đồng và DPA, trừ phần phải lưu theo pháp luật, phục vụ giải quyết tranh chấp hoặc nằm trong bản sao lưu luân chuyển có kiểm soát.

6. Quyền của chủ thể dữ liệu

Trong phạm vi pháp luật áp dụng, chủ thể dữ liệu có thể yêu cầu được biết, đồng ý hoặc rút lại sự đồng ý, truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế hoặc phản đối xử lý; yêu cầu cung cấp dữ liệu; khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường.

Đối với dữ liệu bệnh nhân do một Khách hàng quản lý, yêu cầu nên được gửi trước cho Khách hàng đó. ClinicViet sẽ hỗ trợ Khách hàng xác minh và thực hiện yêu cầu, nhưng không tự ý sửa hoặc xóa hồ sơ y tế khi chưa có chỉ dẫn hợp pháp. Người yêu cầu có thể phải cung cấp thông tin để xác minh danh tính và phạm vi yêu cầu.

7. Bảo mật và phân quyền truy cập

ClinicViet áp dụng các biện pháp bảo vệ dữ liệu phù hợp với tính chất dữ liệu và yêu cầu pháp luật. Khách hàng phải bảo vệ thông tin đăng nhập và thông báo ngay khi nghi ngờ bị lộ.

Chi tiết trách nhiệm và quyền truy cập được quy định tại DPA — Phân quyền truy cập.

8. Cookie và Google Analytics

Khi bạn chọn “Đồng ý”, các trang giới thiệu công khai của ClinicViet tải Google Analytics 4 (GA4), dịch vụ phân tích của Google, để thống kê lượt truy cập, các trang được xem và lượt nhấn liên hệ Messenger hoặc gọi điện. GA4 sử dụng cookie nhận diện trình duyệt, thông tin thiết bị, trình duyệt và hoạt động truy cập. Dữ liệu được gửi đến Google và có thể được xử lý ngoài Việt Nam. Xem thêm cách Google sử dụng dữ liệu từ các website đối tác.

Trước khi bạn đồng ý hoặc khi bạn chọn “Từ chối”, website không tải GA4. Lựa chọn của bạn được lưu bằng cookie cần thiết trong 180 ngày; cookie GA4 trên website cũng được cấu hình thời hạn tối đa 180 ngày. Bạn có thể mở “Tùy chọn cookie” ở cuối mỗi trang để thay đổi lựa chọn. Khi rút lại đồng ý, website dừng đo lường, xóa cookie GA4 có thể truy cập trên tên miền hiện tại và tải lại trang. Việc này không tự xóa dữ liệu đã gửi trước đó; yêu cầu về dữ liệu có thể gửi qua kênh liên hệ tại mục 9.

Website không bật tính năng Google Signals hay cá nhân hóa quảng cáo. Các trang hỗ trợ và theo dõi yêu cầu riêng tư không được đo lường. Đường dẫn dùng để thống kê không gồm tham số truy vấn hoặc phần sau dấu #; website không chủ động gửi nội dung biểu mẫu, thông tin liên hệ, hồ sơ bệnh nhân hoặc mã truy cập riêng đến GA4.

Website có thể dùng cookie cần thiết để duy trì phiên, bảo mật và ghi nhớ lựa chọn. Cookie phân tích hoặc quảng cáo chỉ được sử dụng khi có thông báo và cơ chế lựa chọn phù hợp.

Khi gửi yêu cầu tại trang hỗ trợ, cookie cần thiết có thể ghi nhớ quyền truy cập từng yêu cầu trên trình duyệt trong 90 ngày. Các yêu cầu không được tự động liên kết theo email. Nếu xóa hoặc chặn cookie, bạn cần liên kết riêng đã lưu để mở lại yêu cầu; người có liên kết có thể xem và trả lời nội dung của yêu cầu đó.

9. Liên hệ và khiếu nại

Bạn có thể gửi yêu cầu tại trang hỗ trợ trực tuyến và xem quy trình tiếp nhận, giải quyết phản ánh và khiếu nại. Email là thông tin liên hệ bắt buộc của form hỗ trợ; luồng này không gửi email thông báo. Hãy lưu liên kết riêng và chủ động quay lại website để xem kết quả.

Yêu cầu về dữ liệu cá nhân được gửi qua kênh liên hệ ghi trên website hoặc thông tin đầu mối trong Hợp đồng. Nội dung nên gồm danh tính, thông tin liên hệ, quan hệ với phòng khám, yêu cầu cụ thể và tài liệu xác minh cần thiết. ClinicViet sẽ phản hồi trong thời hạn pháp luật hoặc thời hạn đã thỏa thuận áp dụng.

10. Cập nhật chính sách

Chính sách có thể được cập nhật khi dịch vụ hoặc pháp luật thay đổi. Thay đổi quan trọng sẽ được thông báo bằng phương thức phù hợp trước khi áp dụng, nếu pháp luật yêu cầu.