Chính sách dịch vụ

Phạm vi, định nghĩa và nguyên tắc áp dụng

“Khách hàng” là phòng khám, nhà thuốc, chuỗi cơ sở hoặc tổ chức đăng ký dịch vụ; “Người dùng” là cá nhân được Khách hàng cấp tài khoản; “Dữ liệu Khách hàng” là dữ liệu được nhập, tạo, đồng bộ hoặc lưu trong ClinicViet; “Sự cố” là sự kiện ảnh hưởng đến tính bí mật, toàn vẹn hoặc sẵn sàng của dịch vụ hay dữ liệu.

Chính sách áp dụng cho website, ứng dụng, API, cổng quản trị và hoạt động hỗ trợ. Nếu có khác biệt, thứ tự ưu tiên là Hợp đồng ký riêng, DPA, Đơn đặt hàng/SLA, Điều khoản sử dụng rồi đến tài liệu này, trừ trường hợp pháp luật bắt buộc quy định khác.

5. Ứng phó sự cố dữ liệu và an toàn thông tin

ClinicViet tiếp nhận, phân loại, khoanh vùng, bảo toàn chứng cứ, khắc phục và đánh giá nguyên nhân sự cố. Khách hàng bị ảnh hưởng sẽ được thông báo không chậm trễ bất hợp lý sau khi sự cố được xác nhận, với thông tin hiện có và hướng dẫn giảm thiểu rủi ro. Các bên phối hợp thực hiện nghĩa vụ báo cáo cho cơ quan có thẩm quyền và chủ thể dữ liệu theo vai trò pháp lý.

Khách hàng phải thông báo ngay khi phát hiện tài khoản bị chiếm quyền, thiết bị thất lạc, dữ liệu bị gửi nhầm hoặc dấu hiệu truy cập trái phép; không tự ý xóa bằng chứng liên quan.

Quy trình xử lý

1. Ghi nhận thời điểm, người báo cáo, hệ thống, dữ liệu và dấu hiệu ảnh hưởng.
2. Phân loại, cô lập tài khoản hoặc thành phần liên quan và duy trì dịch vụ an toàn nếu có thể.
3. Điều tra phạm vi, nguyên nhân, dòng thời gian và chủ thể có thể bị ảnh hưởng.
4. Khắc phục, thay thông tin xác thực, vá lỗ hổng và kiểm tra dấu hiệu xâm nhập.
5. Thông báo, báo cáo và phối hợp hành động theo vai trò pháp lý của mỗi bên.
6. Rà soát sau sự cố và theo dõi biện pháp phòng ngừa tái diễn.

Thông tin sự cố chỉ được chia sẻ cho người cần biết, chủ thể bị ảnh hưởng, cơ quan có thẩm quyền và nhà cung cấp tham gia khắc phục. Không bên nào được trì hoãn nghĩa vụ thông báo bắt buộc của mình vì chưa thống nhất nội dung truyền thông chung.

6. Bên xử lý dữ liệu phụ

ClinicViet có thể sử dụng nhà cung cấp hạ tầng, sao lưu, gửi email hoặc SMS, thanh toán và hỗ trợ kỹ thuật để cung cấp dịch vụ. Danh sách áp dụng, chức năng, địa điểm xử lý và cơ chế thông báo thay đổi được cung cấp trong Hợp đồng hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Các bên này phải chịu nghĩa vụ bảo mật và bảo vệ dữ liệu tương ứng với phạm vi công việc.

Trước khi sử dụng, ClinicViet đánh giá năng lực bảo mật, mục đích, loại dữ liệu, vị trí lưu trữ, cơ chế xóa và xử lý sự cố của nhà cung cấp. Hợp đồng với bên xử lý phụ phải giới hạn mục đích, yêu cầu bảo mật, hỗ trợ quyền chủ thể và quy định trả hoặc xóa dữ liệu. Khách hàng có thể phản đối thay đổi trọng yếu vì lý do chính đáng về bảo vệ dữ liệu.

8. Kiểm soát và phân quyền truy cập

Quyền truy cập được cấp theo vai trò, cơ sở làm việc và nguyên tắc tối thiểu cần thiết. Quyền xem, tạo, sửa, xóa, xuất dữ liệu và quản trị phải được phân tách khi hệ thống hỗ trợ. Quản trị viên khách hàng chịu trách nhiệm phê duyệt, rà soát định kỳ và thu hồi quyền ngay khi người dùng đổi nhiệm vụ hoặc nghỉ việc.

Vòng đời quyền truy cập

• Cấp mới: xác minh yêu cầu, người phê duyệt, vai trò, cơ sở, thời hạn và xung đột nhiệm vụ.
• Thay đổi: điều chỉnh quyền đồng thời với thay đổi chức danh hoặc phạm vi phụ trách.
• Rà soát: xác nhận tài khoản còn hoạt động, quyền đặc quyền và quyền xuất dữ liệu.
• Thu hồi: khóa phiên, tài khoản, khóa API, thiết bị và mã tích hợp khi không còn nhu cầu.
• Truy cập khẩn cấp: có lý do, giới hạn thời gian, ghi nhật ký và được hậu kiểm.

Xem ma trận nguyên tắc tại DPA — Phân quyền truy cập.

9. Tài khoản, mật khẩu và xác thực

• Mỗi người dùng phải có tài khoản riêng và không chia sẻ mật khẩu hoặc mã xác thực.
• Mật khẩu phải đủ mạnh, không tái sử dụng mật khẩu đã lộ và được thay đổi ngay khi nghi ngờ rủi ro.
• Xác thực nhiều lớp phải được bật cho tài khoản đặc quyền khi tính năng được cung cấp.
• Hệ thống có thể giới hạn lần đăng nhập, khóa phiên đáng ngờ và yêu cầu xác minh trước khi khôi phục tài khoản.

Yêu cầu đặt lại mật khẩu phải được xác minh qua kênh đã đăng ký hoặc quản trị viên được ủy quyền. ClinicViet không yêu cầu người dùng cung cấp mật khẩu đang sử dụng. Phiên có thể bị kết thúc khi đổi mật khẩu, đổi quyền, phát hiện bất thường hoặc hết thời hạn không hoạt động. Khóa API và tài khoản tích hợp phải có chủ sở hữu, mục đích và ngày rà soát.

10. Sao lưu và khôi phục

Phạm vi sao lưu, mục tiêu điểm khôi phục và thời gian khôi phục được xác định trong Hợp đồng hoặc SLA. Khách hàng cần kiểm tra dữ liệu và chuẩn bị quy trình duy trì hoạt động của mình.

Biện pháp bảo vệ bản sao lưu và quy trình khôi phục được áp dụng theo phạm vi dịch vụ đã thỏa thuận và yêu cầu pháp luật.

11. Mã hóa và quản lý khóa

Dữ liệu được mã hóa khi truyền qua mạng công cộng bằng giao thức phù hợp. Việc mã hóa dữ liệu lưu trữ, quản lý khóa, phân tách quyền và thay đổi khóa được áp dụng theo kiến trúc hệ thống và mức rủi ro. Khóa và bí mật không được lưu trực tiếp trong mã nguồn hoặc chia sẻ qua kênh không được phê duyệt.

Quyền quản lý khóa được tách khỏi quyền truy cập dữ liệu khi khả thi. Khóa phải được thay khi hết chu kỳ, thay đổi người có quyền, nghi ngờ bị lộ hoặc thuật toán không còn phù hợp. Tệp xuất chứa dữ liệu nhạy cảm phải dùng kênh mã hóa; mật khẩu giải mã được chuyển riêng.

12. Quản lý lỗ hổng và bản vá

ClinicViet theo dõi lỗ hổng, đánh giá mức độ ảnh hưởng, ưu tiên khắc phục và triển khai bản vá theo rủi ro. Kiểm thử bảo mật phải được phê duyệt trước; người phát hiện lỗ hổng không được truy cập quá mức cần thiết, làm gián đoạn dịch vụ hoặc công bố dữ liệu. Báo cáo được gửi qua đầu mối liên hệ chính thức trên website hoặc trong Hợp đồng.

Tiếp nhận có trách nhiệm

Báo cáo nên có mô tả, bước tái hiện, thành phần và mức ảnh hưởng dự kiến, không kèm dữ liệu cá nhân nếu không cần thiết. ClinicViet xác nhận tiếp nhận, phân công xử lý và thông báo khi có biện pháp khắc phục. Việc công bố cần phối hợp để người dùng có thời gian cập nhật và không làm tăng nguy cơ khai thác.

13. Nhật ký và giám sát

ClinicViet có thể ghi nhận đăng nhập, thay đổi quyền, truy cập dữ liệu, xuất dữ liệu, cấu hình và thao tác quản trị để bảo mật, hỗ trợ và điều tra. Nhật ký được giới hạn truy cập, bảo vệ khỏi sửa đổi trái phép và lưu theo thời hạn phù hợp với Hợp đồng, rủi ro và pháp luật.

Phạm vi và thời gian lưu nhật ký được xác định theo mục đích bảo mật, Hợp đồng và yêu cầu pháp luật. Nhật ký không được chứa mật khẩu hoặc khóa bí mật.

14. Bảo mật nhân sự

• Nhân sự có quyền truy cập phải ký cam kết bảo mật và được đào tạo theo vai trò.
• Quyền được phê duyệt, giới hạn thời gian và rà soát; truy cập hỗ trợ phải có lý do nghiệp vụ.
• Khi nhân sự chuyển vị trí hoặc nghỉ việc, tài khoản, thiết bị và bí mật truy cập phải được thu hồi kịp thời.
• Vi phạm bảo mật được xử lý theo quy trình nội bộ, Hợp đồng và pháp luật.

Nhân sự chỉ truy cập môi trường thật khi nhiệm vụ không thể hoàn thành bằng dữ liệu giả lập hoặc công cụ hạn chế hơn. Hoạt động hỗ trợ phải gắn với yêu cầu, phạm vi và thời gian kết thúc. Nhà thầu có quyền truy cập chịu kiểm soát tương đương nhân sự nội bộ.

16. Thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu

Yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, xóa, hạn chế, phản đối hoặc cung cấp dữ liệu phải nêu rõ người yêu cầu, dữ liệu liên quan và quan hệ với phòng khám. Danh tính được xác minh trước khi xử lý. Với dữ liệu bệnh nhân, phòng khám là đầu mối quyết định; ClinicViet hỗ trợ theo chỉ dẫn hợp pháp và không tự ý thay đổi hồ sơ chuyên môn.

Quy trình yêu cầu

1. Ghi nhận yêu cầu và xác định phòng khám đang kiểm soát dữ liệu.
2. Xác minh danh tính, tư cách đại diện và phạm vi để tránh cung cấp sai người.
3. Đánh giá căn cứ chấp nhận, từ chối hoặc hạn chế và nghĩa vụ lưu hồ sơ.
4. Thực hiện trên hệ thống, ghi lại kết quả và thông báo bằng ngôn ngữ rõ ràng.
5. Lưu bằng chứng và hướng dẫn khiếu nại nếu người yêu cầu không đồng ý.

Xem đầy đủ tại Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân.

17. Thông báo và đồng ý của bệnh nhân

Phòng khám chịu trách nhiệm cung cấp thông báo rõ ràng về đơn vị xử lý, loại dữ liệu, mục đích, bên nhận, thời hạn lưu, quyền và rủi ro có thể phát sinh. Sự đồng ý phải tự nguyện, cụ thể và có thể chứng minh khi đó là căn cứ xử lý. Đồng ý khám chữa bệnh, xử lý dữ liệu nhạy cảm, tiếp thị và chia sẻ cho mục đích khác phải được tách biệt khi pháp luật yêu cầu.

Bằng chứng đồng ý nên thể hiện nội dung thông báo, phiên bản, thời điểm, phương thức, người thực hiện và trạng thái rút lại. Không gộp sự đồng ý không cần thiết thành điều kiện bắt buộc để khám chữa bệnh. Với trẻ em hoặc người cần đại diện, phòng khám phải xác minh tư cách đại diện và bảo đảm lợi ích tốt nhất của người bệnh.

18. Liên lạc và tiếp thị

• Tin nhắn chăm sóc liên quan lịch hẹn hoặc dịch vụ được gửi theo yêu cầu của phòng khám và căn cứ xử lý hợp pháp.
• Nội dung quảng cáo chỉ được gửi khi đáp ứng yêu cầu về đồng ý, nhận diện người gửi và cơ chế từ chối.
• Yêu cầu từ chối tiếp thị được ghi nhận và áp dụng cho kênh tương ứng trong thời gian hợp lý.
• Dữ liệu sức khỏe không được dùng để lập hồ sơ quảng cáo hoặc chia sẻ cho nhà quảng cáo khi thiếu căn cứ hợp pháp riêng.

Danh sách từ chối phải được đối chiếu trước mỗi chiến dịch. Nội dung chăm sóc giao dịch không được chèn quảng cáo nhằm né lựa chọn của người nhận. Nhà cung cấp gửi tin chỉ nhận dữ liệu tối thiểu, không được tự sử dụng danh sách và phải xóa theo thời hạn được giao.

21. Hiệu lực và liên hệ

Các chính sách này được áp dụng cùng Điều khoản sử dụng, Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân và DPA. Nếu Hợp đồng ký riêng có quy định khác, thứ tự ưu tiên trong Hợp đồng được áp dụng. Yêu cầu hoặc khiếu nại được gửi qua kênh liên hệ trên website hay đầu mối được ghi trong Hợp đồng.

Rà soát và cập nhật

Chính sách được rà soát khi pháp luật, sản phẩm, mô hình xử lý hoặc rủi ro thay đổi đáng kể. Thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến quyền hoặc nghĩa vụ sẽ được thông báo trước bằng phương thức phù hợp; thay đổi khẩn cấp cho bảo mật hoặc tuân thủ có thể áp dụng ngay và được thông báo sớm nhất có thể.