Quản lý hồ sơ tiêm chủng và kho vaccine trên cùng hệ thống

1. Thống nhất hồ sơ khách hàng trước khi ghi lượt tiêm

Khi một khách hàng có nhiều lượt sử dụng dịch vụ, hồ sơ cần được tra cứu nhất quán để tránh tạo nhiều bản ghi rời rạc. Nhân viên tiếp nhận kiểm tra thông tin hiện có rồi mới ghi nhận lượt mới. Tài khoản truy cập cần được phân quyền theo nhiệm vụ của từng nhân sự.

• Tra cứu hồ sơ trước khi tạo khách hàng mới.
• Kiểm tra các thông tin cơ sở cần cho việc tiếp nhận.
• Xác định người được xem và cập nhật hồ sơ.

2. Ghi dữ liệu của từng lượt tiêm

ClinicViet hỗ trợ lưu thông tin vaccine, ngày tiêm, nhân sự thực hiện và ngày dự kiến cho liều tiếp theo theo hồ sơ. Cơ sở cần thống nhất thời điểm nhập và người kiểm tra để lịch sử có thể dùng khi khách hàng quay lại. Đây là hướng dẫn tổ chức dữ liệu; chỉ định và lịch tiêm do nhân sự y tế phụ trách quyết định.

• Gắn nội dung với đúng khách hàng và lượt sử dụng dịch vụ.
• Kiểm tra ngày tiêm và nhân sự thực hiện.
• Ghi ngày dự kiến cho liều tiếp theo khi có chỉ định.

3. Tách lịch hẹn khỏi việc xác nhận đã thực hiện

Lịch hẹn mô tả kế hoạch tiếp nhận, còn lịch sử lượt tiêm ghi nhận hoạt động đã diễn ra. Khi dùng thử, hãy kiểm tra cách nhân viên tìm khách hàng có hẹn, tiếp nhận và lưu nội dung thực tế. Khả năng gửi tin nhắc tự động hoặc kết nối hệ thống khác cần được xác nhận riêng nếu cơ sở có nhu cầu.

• Kiểm tra lịch hẹn theo ngày làm việc.
• Đối chiếu người đến thực tế với danh sách hẹn.
• Không dùng ngày dự kiến thay cho thông tin đã thực hiện.

4. Đối chiếu lô, hạn dùng và giao dịch kho vaccine

Tồn kho được theo dõi theo dữ liệu nhập xuất và kiểm kê. Cơ sở nên chuẩn bị danh mục vaccine, từng lô, hạn dùng và số lượng thực đếm tại thời điểm bắt đầu. Kiểm tra một tình huống vận hành hoàn chỉnh để xác nhận cách quản lý kho và khoản thu của cơ sở trên ClinicViet.

• Chuẩn bị tồn đầu theo lô và hạn dùng.
• Kiểm tra phiếu nhập xuất liên quan.
• Phân công người đối chiếu kho với số liệu thực tế.

5. Xác nhận phạm vi trước khi triển khai

Một cơ sở có thể kết hợp khám, tiêm chủng và nhà thuốc, nhưng cách phân công và yêu cầu dữ liệu không giống nhau. Hãy đưa ra các tình huống thực tế để đội ngũ triển khai khảo sát. Phạm vi chuyển dữ liệu, biểu mẫu, tích hợp và thời gian hỗ trợ cần được thống nhất trước khi sử dụng chính thức.

• Liệt kê vai trò, số nhân sự và công việc từng bộ phận.
• Chuẩn bị mẫu dữ liệu đã loại bỏ thông tin nhận diện để trao đổi ban đầu.
• Ghi rõ yêu cầu kết nối và báo cáo cần được kiểm tra.

Hướng dẫn liên quan

• Quy trình quản lý phòng khám: từ tiếp nhận đến đối chiếu cuối ngày
• Quản lý kho thuốc theo lô và hạn dùng: chuẩn bị dữ liệu và kiểm kê