Quy trình quản lý phòng khám: từ tiếp nhận đến đối chiếu cuối ngày

1. Thống nhất dữ liệu cần ghi khi tiếp nhận

Trước khi đưa phần mềm vào sử dụng, cơ sở cần thống nhất cách tìm hồ sơ cũ và tạo hồ sơ mới để hạn chế trùng bệnh nhân. Phân công rõ ai kiểm tra thông tin liên hệ, ai tiếp nhận và ai cập nhật trạng thái lượt khám. Chỉ ghi nhận thông tin cần thiết cho công việc và cấp quyền truy cập phù hợp.

• Kiểm tra hồ sơ hiện có trước khi tạo mới.
• Ghi nhận lịch hẹn hoặc lượt đến trực tiếp.
• Thống nhất các trạng thái trong hàng đợi khám.

2. Gắn nội dung khám và đơn thuốc với đúng lượt

Lịch sử chỉ hữu ích khi nội dung được gắn đúng bệnh nhân và đúng lượt khám. Khi xem thử ClinicViet, hãy đi qua một tình huống từ tiếp nhận đến bác sĩ ghi nội dung và lưu đơn thuốc. Kiểm tra cách tra cứu lần khám trước bằng tài khoản có quyền phù hợp.

• Thử một lượt khám mới và một lượt bệnh nhân quay lại.
• Kiểm tra nội dung khám, đơn thuốc và tài liệu đính kèm cần dùng.
• Xác nhận mẫu biểu thực tế với đội ngũ triển khai.

3. Kiểm tra điểm nối giữa đơn thuốc, kho và khoản thu

Đừng chỉ xem từng màn hình riêng lẻ. Cần thử toàn bộ đường đi của một lượt khám để biết ai cấp phát thuốc, ai ghi khoản thu và ai xử lý khi có sai sót. ClinicViet hỗ trợ quản lý các nghiệp vụ này trên cùng hệ thống; cơ sở cần xác nhận cách vận hành đúng với phân công nhân sự của mình.

• Đối chiếu thuốc trong đơn với thuốc được cấp phát.
• Kiểm tra khoản thu gắn với lượt khám.
• Thống nhất người kiểm tra và xử lý giao dịch cần điều chỉnh.

4. Đối chiếu cuối ngày bằng số liệu thực tế

Chọn một ngày vận hành để so sánh số lượt khám, khoản thu và giao dịch kho với nguồn đối chiếu tại cơ sở. Nếu số liệu lệch, truy lại từng giao dịch thay vì chỉ sửa số tổng. Trong giai đoạn dùng thử, ghi lại những thao tác nhân viên còn phải làm ngoài hệ thống để trao đổi phạm vi bổ sung.

• So sánh số lượt theo trạng thái với danh sách tiếp nhận.
• Đối chiếu khoản thu với chứng từ thực tế.
• Ghi nhận vấn đề và xác nhận cách xử lý trước khi chuyển chính thức.

5. Chuẩn bị trước buổi tư vấn

Hãy mô tả quy mô, số nhân sự, cách tiếp nhận, dữ liệu cần chuyển và những báo cáo thường dùng. Dùng một bộ dữ liệu minh họa đã loại bỏ thông tin nhận diện bệnh nhân để trao đổi ban đầu. Khả năng chuyển dữ liệu, yêu cầu chuyên khoa và tích hợp được khảo sát riêng; thời gian triển khai phụ thuộc phạm vi đã thống nhất.

• Danh sách vai trò và công việc hằng ngày.
• Định dạng dữ liệu cũ, khối lượng và các danh mục cần chuyển.
• Mẫu biểu, thiết bị và yêu cầu kết nối cần xác nhận.

Hướng dẫn liên quan

• Quản lý kho thuốc theo lô và hạn dùng: chuẩn bị dữ liệu và kiểm kê
• Quản lý hồ sơ tiêm chủng và kho vaccine trên cùng hệ thống