Quản lý kho thuốc theo lô và hạn dùng: chuẩn bị dữ liệu và kiểm kê

1. Tách danh mục thuốc khỏi từng lô nhập

Một thuốc có thể có nhiều lô, giá nhập và hạn dùng khác nhau. Nếu chỉ lưu tổng số lượng, nhân viên khó biết lượng còn lại thuộc đợt nhập nào. Khi chuẩn bị danh mục, thống nhất cách đặt mã, tên và đơn vị sử dụng; khi nhập kho, ghi riêng dữ liệu từng lô.

• Rà soát các mã thuốc bị trùng.
• Thống nhất đơn vị và cách quy đổi cần dùng với đội ngũ triển khai.
• Chuẩn bị số lô, hạn dùng và số lượng của từng đợt nhập.

2. Chốt tồn đầu tại cùng một thời điểm

Tồn đầu cần phản ánh lượng thực tế ở thời điểm chuyển sang phần mềm. Chọn thời điểm kiểm kê, phân công người đếm và ghi lại các giao dịch phát sinh trong lúc chuyển đổi. Không gộp nhiều lô thành một dòng nếu cơ sở cần tiếp tục theo dõi hạn dùng riêng.

• Đếm số lượng theo thuốc và theo lô.
• Ghi thời điểm chốt số liệu.
• Đối chiếu các giao dịch phát sinh sau thời điểm chốt.

3. Ghi nhận nhập xuất ngay trong quy trình làm việc

Số tồn trên phần mềm phụ thuộc vào giao dịch đã được ghi nhận. Khi có thuốc nhập hoặc xuất, nhân viên cần chọn đúng danh mục và lô liên quan. Trong buổi dùng thử ClinicViet, nên thực hiện một phiếu nhập, một phiếu xuất và xem lại lịch sử để kiểm tra dữ liệu đầu vào.

• Đối chiếu phiếu nhập với hàng thực nhận.
• Kiểm tra lô và số lượng trước khi ghi xuất.
• Kiểm tra vai trò được thao tác và người chịu trách nhiệm đối chiếu.

4. Theo dõi tồn thấp và hạn dùng

ClinicViet hỗ trợ xem thuốc sắp hết hạn, đã hết hạn và tồn thấp theo định mức. Cơ sở cần kiểm tra dữ liệu thường xuyên, đối chiếu với hàng thực tế và tổ chức xử lý theo quy trình chuyên môn của mình. Danh sách trên phần mềm không thay thế việc kiểm tra tình trạng thuốc tại kho.

• Xác nhận hạn dùng đã nhập đúng cho từng lô.
• Rà soát định mức tồn thấp phù hợp với nhu cầu.
• Phân công người xem và theo dõi kết quả xử lý.

5. Tìm nguyên nhân chênh lệch khi kiểm kê

Khi số lượng thực đếm khác số lượng trên hệ thống, kiểm tra mốc tồn đầu, giao dịch nhập xuất và cách ghi đơn vị trước khi điều chỉnh. Giữ lại thông tin đối chiếu để biết chênh lệch phát sinh ở giai đoạn nào. Nếu chuyển dữ liệu từ file hoặc phần mềm cũ, cần xác nhận định dạng được hỗ trợ trước.

• So sánh tồn theo từng lô, tránh chỉ xem tổng thuốc.
• Kiểm tra giao dịch bị thiếu, ghi nhầm hoặc ghi lặp.
• Thống nhất người xác nhận kết quả kiểm kê.

Hướng dẫn liên quan

• Quy trình quản lý phòng khám: từ tiếp nhận đến đối chiếu cuối ngày
• Quản lý hồ sơ tiêm chủng và kho vaccine trên cùng hệ thống